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    年会策划对活动场地的要求
    2018.12.19
    公司企业在开始策划年会时,要有一个全面的规划。做一张表格列出你的要求,它能帮你确立活动的基本流程,使你对年会的需求有一个整体了解。
    1.场地的选择
    选择场地除了要考虑公司人数和活动规模,还需要考虑设备的搬入与安装、排练。设备的拆卸及搬出的需求,尤其是时间安排和物流方面的要求。
    以酒店为例,会场在几层、是否有电梯、从酒店外到会场的沿途经过哪些地方、设备车辆的停车问题、如何搬入安装、如何从停车场进入会场等等。
    2.场地空间要求
    设想年会的全过程,确定对相应空间的要求。考察可行性并开始制作成本报表,要尽量做到具体详细。
    如果视听设备和舞台搭建需要6米高的天花板,就应当在表格里写清楚。当然还必须包括提前布置和排练的空间。 
    如果需要提前24小时预订宴会厅,以确保布置好的场地可以保留到活动当天的话,也要流出来。
    如果需要为演出人员准备一间化妆室,为员工准备一间办公室或安排一个区域摆放陈列物品,一定要在着手布置时通知会场方,好让他们为你预留出合适的位置。一旦合同签订完毕,缩减多余空间比想方设法解决空间不足问题要容易得多。
    3.精确的预算
    为了准备一份精确的预算,需要照顾到年会的方方面面,尽量把可能的成本都考虑在内。
    在这个过程中,你会发现有很多不同的事项都要计入成本,如办理街道停车许可证、聘请下班的警务人员等,这些费用应列入成本中的哪一项以及支付这些费用的原因要列示清楚。要不断更新成本核算,并根据变化增减项目。
    正如前面提到的,随时掌握开支情况是很重要的,这样你就可以及时调整并具有足够的资金确保活动要素的完整,这些活动要素是实现公司年会目标的必要元素。
    4.成本的考量
    有些年会想通过场景布置带来一种奢华的感觉,使其成为人们津津乐道的谈资。举个栗子,沙漠中举办一场类似篝火晚会的年会,在沙漠里闪烁的星空下,由知名音乐家为客人线上专长交响乐演出。
    你可以让客人在日落时分乘坐热气球到达,着陆时送上香槟。在策划富有创意活动的同时,也要考虑到活动地点的实际成本问题。比如万一天气状况或锋利情况不适宜热气球飞行,就要有后备的交通工具、为不愿意乘坐热气球的嘉宾准备的交通工具、返程的交通工具(因为热气球在天黑后无法飞行)、一个透明的塑料帐篷(适合天气不好时使用)、一个烹饪帐篷、卫生间、运送设施到沙漠的车辆、随时待命的医疗援助、保安、灯光设施、取暖设备、供电与备用发电机以及负责处理异常情况的监察员等。
    当把所有的费用纳入预算后,你可能会发现在沙漠里举办这样一场特殊活动的费用实在太高,转而考虑其他的方案,或者看看成本报表中哪里还有可以调用的资金,以实现你最初的设想。
    任何情况下都要清楚地知道资金状况,以做出明智的决定。活动策划周详,活动执行按部就班,才能保证最后不出现“意外”。提前了解各项成本才能做出明智的决定。
    数据提供:天助网    
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